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Gmail : Feedback Loop et page postmaster, configuration et prise en main étape par étape

Depuis de nombreuses années, Google avec Gmail est à la pointe de l’innovation avec son webmail. Là où le géant de Mountain View s’est surtout distingué de la concurrence, c’est au niveau de la qualité de son traitement du spam, mais aussi des innovations successives au niveau ergonomie (Labels, catégorisation des emails avec les onglets, bouton de désinscription dans l’interface, …).

Sur un autre plan, celui des professionnels de la délivrabilité et des annonceurs, comparé à d’autres webmails (et surtout à Hotmail de Microsoft), les outils sont longtemps restés pauvres. Pas de boucle de rétroaction (feedback loop), pas d’information sur la réputation, … Mais depuis un peu plus d’un an, la situation a radicalement changée.

Testé depuis fin 2013 chez certains routeurs et annoncé (mais toujours en beta et sur invitation) au MAAWG en février 2014, le feedback loop de Gmail a depuis quelques semaines été ouvert à l’ensemble des annonceurs via son tout nouveau site « Postmaster ».

À l’instar d’autres plateformes du même genre, postmaster.google.com offre la possibilité aux expéditeurs d’email de recevoir des informations techniques et de réputation concernant leurs envois. Dans cet article, nous allons tenter de décrire étape par étape comment configurer et prendre en main ces nouveaux outils.

Préalable : SPF, DKIM et ReverseDNS

Cela n’est pas à proprement parler un besoin spécifique aux Google Postmaster Tools, mais il est impératif que vos emails soient correctement configurés au niveau authentification et identification. C’est indispensable, sinon Google risque de ne pas prendre vos emails en compte pour générer les données disponibles dans l’interface Postmaster. Cela veut dire :

  • Que vous ayez un enregistrement SPF valide et référençant l’ensemble des IPs émettant vos emails;
  • Que vos emails soient correctement signés DKIM avec un nom de domaine que vous maîtrisez (accès au serveur DNS) ;
  • Que vos IPs aient un ReverseDNS (enregistrement PTR) valide, utilisant de préférence un domaine utilisé dans vos signatures DKIM.

Ajouter un domaine à l’interface Postmaster

Afin d’ajouter un domaine il faudra vous connecter à postmaster.google.com et cliquer sur le bouton « + » situé en bas à droite de l’écran. L’écran suivant apparaîtra :

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Entrez le nom de domaine que vous désirez configurer et appuyez sur suivant. Sur l’écran suivant, Google vous affichera un enregistrement TXT que vous devrez aller renseigner au niveau de votre serveur DNS.

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La mise à jour de certains serveur DNS peut prendre jusqu’à 24h, il se peut que vous deviez attendre avant d’avoir accès et de pouvoir cliquer sur le bouton « Verify » (vous pouvez évidemment quitter l’écran et revenir plus tard).

Si vous utilisez plusieurs sous-domaines pour vos différents programmes email marketing, vous pouvez évidemment ajouter chacun d’eux ainsi que le domaine principal. Cela vous permettra de vérifier les performances de vos différents domaines d’une part, et d’en avoir une vue synthétisée via le domaine principal.

Note : Ces opérations d’ajout d’enregistrements TXT dans vos DNS sont à répéter pour chaque utilisateur Google désirant avoir accès aux stats. Si vous êtes nombreux à avoir besoin d’un accès et/ou que vous possédez de nombreux sous-domaines, il est souvent plus efficace de créer un compte Google dédié auquel l’ensemble de vos collaborateurs pourront se connecter.

Configurer vos emails afin d’alimenter la boucle de rétroaction

La configuration de votre feeback loop Gmail se fait indépendamment de la configuration de votre interface Postmaster. Afin que vos données remontent dans ce dernier, c’est au niveau de l’en-tête de vos emails que vous aurez une intervention à réaliser.

Il faut donc ajouter une ligne « Feedback-ID: » dans vos en-tête d’email. Ce feedback-id est constitué de 3 champs variables (et optionnels) séparés par « : » et d’un SenderID qui devra être stable à travers l’ensemble de vos envois. Le SenderID doit faire entre 5 et 15 caractères.

Par exemple :
Feedback-ID : VarA:VarB:VarC:MyBrand

Les champs variables peuvent être utilisés afin de catégoriser vos envois :

  • Nom d’un programme marketing
  • Type d’envoi (newsletter, notification, transactionnel)
  • Segment de la base de donnée

Dans l’interface Postmaster, vous pourrez ainsi suivre les taux de plainte pour chaque variable lorsque ceux-ci sont inhabituels.

Voici quelques exemples utilisés par des annonceurs connus :

  • LinkedIn – Feedback-ID: accept_invite_04:linkedin
  • Twitter – Feedback-ID: 0040162518f58f41d1f0:15491f3b2ee48656f8e7fb2fac:none:twitterESP
  • Amazon.com : Feedback-ID: 1.eu-west-1.kjoQSiqb8G+7lWWiDVsxjM2m0ynYd4I6yEFlfoox6aY=:AmazonSES

Note : L’objectif de Gmail n’est pas de vous fournir l’identité des plaignants sur vos campagnes mais un indicateur afin de détecter les campagnes, programmes, … problématiques. Si vous tentez d’introduire de l’identification du plaignant de le Feedback-ID, Google risque de purement et simplement vous couper l’accès à ces infos.

Google n’aide pas les spammeurs

Avant d’aller plus loin et de vous détailler les différentes fonctionnalités de la plateforme Postmaster, il est important de signaler que Google ne désire pas aider les spammeurs. Les différentes données présentes dans l’outil sont proposées uniquement aux expéditeurs ayant de bons scores de réputation et respectant les bonnes pratiques édictées Gmail : https://support.google.com/mail/answer/81126

Les différents tableaux de bord disponibles

Taux de spam

C’est un des indicateurs les plus importants que vous propose l’outil Postmaster de Gmail. Vous aurez l’occasion, par nom de domaine ou sous-domaine, de réaliser un suivi du pourcentage de plaintes spam jour par jour.

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Réputation des IPs

La réputation des IPs sur Gmail s’exprime sur 4 niveaux différents : Bad, Low, Medium et High.

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En cliquant sur une zone de couleur dans le graph (par exemple ici la zone orange de « Medium » du 31 août), vous verrez apparaître la liste des IPs concernées par ce niveau de réputation.

Réputation des domaines

Comme pour la réputation des IPs, les domaines sont classés en 4 catégories : Bad, Low, Medium et High.

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Feedback Loop

Si vous avez correctement configuré vos Feedback-Ids, vous devriez avoir des données dans ce dashboard. Pour rappel, l’objectif est de segmenter vos différents programmes email afin de pouvoir facilement détecter les sources de plaintes par rapport à vos pratiques marketing. Par exemple, en utilisant un identifiant de source d’acquisition de vos adresses, vous serez rapidement capable de détecter vos partenaires d’acquisition générant de nombreuses plaintes.

Authentification

Ce graph vous présent le pourcentage d’emails ayant validé les différentes technologies d’authentification :

  • SPF : Pourcentage des emails ayant validé SPF sur le domaine en question par rapport à l’ensemble des emails envoyés pour ce domaine.
  • DKIM : Pourcentage des emails ayant validé DKIM sur le domaine en question par rapport à l’ensemble des emails envoyés pour ce domaine qui possèdent une signature DKIM.
  • DMARC : Pourcentage d’emails ayant passé l’alignement DMARC par rapport aux emails ayant validé SPF et DKIM sur le domaine.

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Chiffrement

Il s’agit du pourcentage d’emails en entrée et en sortie utilisant le chiffrement TLS.

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Erreurs de livraison

Ce graph montre le pourcentage de trafic ayant été rejeté temporairement ou définitivement à l’entrée des serveurs SMTP de Gmail. Ce tableau peut être extrêmement intéressant lorsque vous réalisez une phase de warmup ou lorsque vous êtes victime d’un incident technique.

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Migration du feedback loop de Yahoo! le 29 juin

yahoo-emailCe mardi, l’ensemble des utilisateurs du feedback loop de Yahoo! ont reçu un email les avertissant de la migration prochaine (le 29 juin) de l’infrastructure. Celle-ci repose depuis début 2009 sur une solution de Return Path et sera désormais géré directement par Yahoo!.

Dans son email aux utilisateurs de son feedback loop, Yahoo! propose de sauvegarder les informations existantes contenues dans la plateforme Return Path : Domaines configurés, sélecteurs, adresse des feedbacks, adresses de confirmation.

Pour autant, le service ne devrait pas s’arrêter et si vous recevez actuellement des rapports de plainte spam de la part de Yahoo!, vous devriez continuer à les recevoir dans le même format et à la même adresse.

Une autre question que nous pouvons nous poser, et qui n’a actuellement pas de réponse, Yahoo! va-t-il rester dans le programme de certification proposé par Return Path ? DeliverNow vous tiendra évidemment informé si nous recevons une réponse à cette question.

Pour plus d’informations sur le feedback loop de Yahoo!, rendez-vous sur postmaster.yahoo.com

Signal Spam : Après Orange, SFR lance sa boucle de rétroaction de plaintes agrégées

logo_SFREn septembre, nous vous annoncions sur ce blog la mise à disposition par Orange d’une boucle de rétroaction de plaintes agrégées. Depuis peu, SFR a décidé, toujours via Signal Spam, de donner lui aussi accès au nombre de plaintes générées par vos adresses IP.

À eux deux, SFR et Orange couvrent plus de la moitié du marché français des webmails. Cela veut donc dire que les expéditeurs d’emails et les plateformes de routage ont maintenant la possibilité d’avoir une vue étendue de la qualité de leur traffic email en France.

En ajoutant les informations disponibles via les boucles de rétroaction des principaux webmails américains (Outlook.com, Yahoo! et AOL), c’est même entre 50% et 80% du traffic email (selon la composition de vos listes email) qui peut être surveillé.

En pratique

Les informations disponibles dans la boucle de rétroaction de SFR sont exactement les mêmes que pour Orange, c’est à dire le nombre de plaintes générées par adresse IP et par jour. Ce que l’on ne sait pas assez, c’est que SFR ne gère pas uniquement le nom de domaine @sfr.fr, mais aussi les noms de domaine des différentes sociétés rachetées dans le passé (@neuf.fr, @9online.fr, …) et même les adresses de certains partenaires comme @fnac.net.

Au total, cette boucle de rétroaction regroupe donc les plaintes générées par onze noms de domaine différents, à savoir :
@sfr.fr, @neuf.fr, @9online.fr, @9business.fr, @cegetel.net, @club-internet.fr, @cario.fr, @guideo.fr, @mageos.com, @fnac.net et @waika9.com

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Pour profiter des boucles de rétroaction de SFR et d’Orange, n’hésitez pas à devenir membre de Signal Spam.

L’importance de connaître le nombre de plaintes générées par vos IP

L’objectif d’un opérateur de messagerie a toujours été de satisfaire ses clients. Aujourd’hui, le principal indicateur permettant de mesurer cette satisfaction reste le nombre de plaintes générées par une campagne ou par une adresses IP. Les plaintes sont donc l’indicateur qui va permettre à un webmail de décider de la qualité d’une adresse IP et de filtrer ou non le traffic provenant de celle-ci.

Du côté de l’expéditeur, le nombre de plaintes est aussi un bon indicateur puisqu’il permet de juger la satisfaction ou plutôt le mécontentement généré par les emails envoyés. Pour le routeur, ce sera aussi un moyen fiable afin de détecter les spammeurs présents sur sa plateforme.

Spécificités de SFR en matière de délivrabilité

En plus du taux de plainte, SFR utilise plusieurs techniques afin de filtrer les emails atteignant la boîte de messagerie de ses clients. La première, au niveau de la boîte aux lettre, est la technologie de filtrage développée par Vade Retro. Celle-ci est d’ailleurs utilisée par la plupart des FAI français. Dans le cadre de SFR, cela veut dire par exemple une classification automatique des emails entrant, les publicités sont alors visuellement identifiées. VadeRetro offre aussi aux utilisateurs de SFR la possibilité de se désinscrire définitivement, en plus du lien proposé par l’annonceur, avec un bouton présent dans l’interface du webmail de SFR.

Au niveau de sa passerelle email, SFR a développé une technologie de filtrage maison en partenariat avec Atos et utilise Spamhaus afin de bloquer préventivement les emails envoyés par des adresses IP référencées par cette liste noire.

Pour l’instant, SFR ne propose pas d’interface de Postmaster ou de procédure en cas d’incident de délivrabilité. Mais n’hésitez pas à contacter DeliverNow en cas de problème, nous aurons sans doute une solution à vous proposer.

Pour devenir partenaire de Signal Spam et bénéficier de ce service, faites votre demande ici :
https://www.signal-spam.fr/partenaires/devenir-partenaire

Orange lance sa boucle de rétroaction de plaintes agrégées avec Signal Spam

Orange_logoJusqu’à présent, aucun FAI français ne partageait automatiquement les informations concernant les plaintes spam générées par ses utilisateurs. Il fallait absolument passer par l’abuse desk de ceux-ci. Dès ce mois de septembre, la situation va changer. Orange a en effet décidé de collaborer avec Signal Spam afin de mettre en place une boucle de rétroaction automatisée (feedback loop).

Qu’est-ce qu’une boucle de rétroaction ?

Une boucle de rétroaction, ou feedback loop en anglais, est un procédé technique permettant aux expéditeurs d’email de recueillir les plaintes spam reçues par les webmails et FAI. Ces informations sont ensuite utilisées afin d’optimiser les paramètres de la délivrabilité et de réguler l’activité marketing des expéditeurs provoquant des volumes de plaintes importants.

Le premier accord du genre pour Signal Spam

Signal Spam fédère l’écosystème email Français depuis 2002. En tant que membre fondateur de la première heure, Orange démontre aujourd’hui sa volonté de coopération avec l’écosystème en envoyant des données de plaintes agrégés aux membres de Signal Spam.

DeliverNow, qui a contribué à la mise en oeuvre technique de cette boucle de rétroaction, salue cette initiative de coopération de l’écosystème email unique en France.

En pratique : la boucle de rétroaction de plaintes agrégée

Chaque jour, les membres de Signal Spam pourront récolter le nombre de plaintes agrégées pour leurs adresses IP (au format CSV). Seuls les membres de Signal Spam pourront donc recevoir les informations concernant les plaintes d’Orange.

Les informations contenues dans la boucle de rétroaction d’Orange :

  • La date
  • Le nom du fournisseur (en l’occurrence, Orange)
  • L’adresse IP concernée
  • Le nombre de plaintes reçues

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Comme vous le savez peut-être, chez Orange, ce n’est pas le taux de plainte qui déclenche un éventuel blocage de vos campagnes, mais le volume total des plaintes reçues. Avec ce nouveau mécanisme, les expéditeurs d’emails utilisant une adresse IP dédiée pourront mesurer les plaintes générées par leurs campagnes afin de prendre les mesures adéquates.
Dans le cadre de son développement, Signal Spam mettra prochainement à disposition de ses membres des données de plaintes agrégés d’autres FAI Français. DeliverNow vous tiendra informé de ces prochaines évolutions.

À propos d’Orange : Orange est le principal fournisseur d’accès internet en France avec plus de 40% de parts de marché (Source: JDN). Orange est aussi le webmail le plus utilisé en France derrière Hotmail/Outlook.com.

À propos de Signal Spam : Signal Spam est une association regroupant les professionnels de l’emailing mais aussi certains acteurs institutionnels. Son but est de développer un réseau de confiance afin d’agir contre le spam.

Pour devenir partenaire de Signal Spam et bénéficier de ce service, faites votre demande ici :
https://www.signal-spam.fr/partenaires/devenir-partenaire